Zum Inhalt springen

MODERNE VEREINSFÜHRUNG

Strategie zur Modernisierung unserer Vereinsführung.

Inhaltsverzeichnis
  1. Führungsfunktion in der Krise
  2. Motivation für Engagierte
  3. Strategische Maßnahmen
  4. Umgestaltung der Führungsstruktur
  5. Beschreibung der Ressorts
  6. Nächste Schritte

1. Führungsfunktion in der Krise

Das Ehrenamt für Vorstandsfunktionen befindet sich in einer Krise. Der Anteil Engagierter in Vorstandsfunktionen ist in den letzten 25 Jahren um 35% gesunken. Dies geht aus einer Umfrage des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend hervor.

Die Hauptursachen für den Rückgang der Bereitschaft, solche Ämter zu übernehmen, sind die hohe zeitliche Belastung, wachsende Anforderungen sowie unklare Aufgabenbeschreibungen. Dies geht ebenfalls aus einer Umfrage hervor.

Erfahre hier, wie der TC Jetzendorf diese Herausforderungen angeht und welche Lösungsansätze dabei helfen können.

2. Motivation für Engagierte

Die Übernahme einer Vorstandsfunktion kann aus mehreren Gründen sehr lohnend sein:

Spaß an Teamarbeit
Die Zusammenarbeit im Vorstand bietet die Möglichkeit, mit engagierten und motivierten Menschen gemeinsam an Zielen zu arbeiten und voneinander zu lernen.

Vereinsrichtung aktiv mitgestalten
Als Vorstandsmitglied kannst du die strategische Ausrichtung des Vereins prägen und deine Ideen für die Weiterentwicklung einbringen.

Führungserfahrung sammeln
Die Leitung von Projekten und Teams im Vorstand ermöglicht es, wertvolle Erfahrungen im Bereich Führung und Management zu gewinnen.

Netzwerke ausbauen
Im Vorstand knüpfst du Kontakte zu anderen Entscheidungsträgern, die beruflich und persönlich von Nutzen sein können.

Beitrag zur Gemeinschaft
Dein Engagement im Vorstand hilft, den Verein zu stärken und einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft oder Gemeinschaft auszuüben.

Persönliche Entwicklungschance
Die Herausforderungen einer Vorstandsfunktion fördern die persönliche Weiterentwicklung und eröffnen neue Perspektiven und Kompetenzen.

3. Strategische Maßnahmen

Die Übernahme von Leitungs- oder Vorstandsfunktionen im Sport ist mit vielen Verpflichtungen, Pflichten und einer zeitlichen Belastung verbunden. In einer Zeit, in der Menschen bereits beruflich und privat stark eingespannt sind, kann dies abschreckend wirken. Um dieser Herausforderung wirksam zu begegnen, möchten wir die Führungsstruktur umgestalten.

Die Besetzung von Vorstandsfunktionen wird durch unklare Aufgabenbeschreibungen erschwert. Wenn die Erwartungen und Aufgaben nicht klar definiert sind, kann dies zu Unsicherheit und einem Rückgang des Engagements führen. Um dieser Herausforderung wirksam zu begegnen, möchten wir die Aufgabenstellung der Ressorts im Detail beschreiben.

4. Umgestaltung der Führungsstruktur

A) Führungsduos: Ein Ressort kann von einer einzelnen Person geleitet werden, oder von einem Führungsduo. Die Führungsaufgaben können somit im Team gestalten werden.

B) Kleinteilige Ressorts: Die Aufgaben der Führungsmannschaft werden in viele aber kleine Ressorts aufgeteilt. Die Verantwortung und Arbeit wird so auf mehrere Schultern verteilet.

C) Führungskultur: Neben der Umstrukturierung des Vorstands streben wir eine Weiterentwicklung der Führungskultur an. Dabei stehen folgende Aspekte im Fokus.

Eigenverantwortlich
Jede Ressortleitung ist für ihr Aufgabengebiet allein verantwortlich.

Verlässlich
Jede Ressortleitung übernimmt verlässlich die Aufgaben ihres Ressorts. Die anderen können sich darauf verlassen.

Gestalterisch
Große Autonomie und Gestaltungsfreiheit für jede Ressortleitung.

D) Schlagkräftiger Vorstand: Weiterentwicklung der bestehenden Aufteilung: Kleiner schlagkräftiger Kernvorstand und breit aufgestellter Fachvorstand.

5. Detaillierte Beschreibung der Ressorts

Die Aufgaben der Führungsmannschaft werden in viele aber kleine Ressorts aufgeteilt. Die Verantwortung und Arbeit wird so auf mehrere Schultern verteilet.

Zentrale Ressorts

Vorsitzender

Aufgaben

  • Erstellung (gemeinsam mit Vorstand und Fachvorstand) von Strategien zur Vereinsführung, Vereinsentwicklung und Finanzzielen
  • Koordination der Vorstandsarbeit
  • Budgetplanung und Überwachung
  • Verwaltung der Mitgliedschaften und Einzug der Mitgliedsbeiträge sowie Gebühren (z.B. Training oder Camps)
  • Erstellung und Versendung der Einladungen zu den Vorstandssitzungen und zur Mitgliederversammlung
  • Schnittstelle nach außen zu Politik, Wirtschaft, Verbänden, Netzwerkbildung und –pflege

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Bei Bedarf: mit allen externen Ansprechpartnern aus Politik, Wirtschaft, Verbänden

Budget, Hilfsmittel

  • Budget für Organisatorisches, Aufwänden für Sponsoring und ähnliche Aufgaben
  • Vereinssoftware (MeinVerein) und sonstige Tools
Zweiter Vorsitzender

Aufgaben

  • Unterstützt und vertritt den Ersten Vorsitzenden
  • Erstellt Strategien zur Optimierung und Digitalisierung der Vereinsabläufe
  • Umsetzung der Digitalen Transformation
  • Sponsoring (u.a. Sichtblendenwerbung) und Fördermittel Management
  • Versicherungswesen und Vertragsmanagement
  • Verwaltung der Arbeitsstunden der Mitglieder
  • Verwaltung der Vermietung der Vereinswirtschaft
  • Managt zentrale Tools wie Vereinskalender, Spond
  • Schnittstelle nach außen zu Wirtschaft und Verbänden

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Bei Bedarf: mit allen externen Ansprechpartnern aus Wirtschaft und Verbänden

Budget, Hilfsmittel

  • Budget für Organisatorisches, Aufwänden für Sponsoring und ähnliche Aufgaben
  • Vereinssoftware (MeinVerein) und sonstige Tools
Finanzwart

Aufgaben

  • Erstellung (gemeinsam mit Vorstand und Fachvorstand) von Strategien zu Finanzzielen
  • Überwachung von Zahlungseingängen (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen)
  • Begleichung von Rechnungen (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)
  • Führung des Kassenbuches
  • Vorbereitung der Steuerunterlagen für Steuerberater
  • Vorbereitung von Belegen für Buchhaltung
  • Bericht über die Finanz- und Vermögenssituation auf der Mitgliederversammlung

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Mit den Kassenprüfern im Rahmen der wiederkehrenden Kassenprüfung
  • Mit Steuerberater, Buchhalter und Bankmitarbeitern

Budget, Hilfsmittel

  • Finanzsoftware
  • Vereinssoftware (MeinVerein)
  • Bankkonten
Schriftführer

Aufgaben

  • Protokollführung über die Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlung
  • Abgabe von Statistik-Meldungen gegenüber dem BTV
  • Berichterstattung in der lokalen Presse (über sportliche und gesellige Ereignisse im Verein)
  • Erstellung von Werbemitteln und Werben für die Angebote des Vereins
  • Redaktionelle Arbeiten in Form von Newslettern oder Newsbeiträgen auf der Webseite
  • Sammlung, Verarbeitung und Vermittlung wichtiger Informationen über den Verein (Archiv anlegen und pflegen)

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Erhält Zuarbeit von allen anderen Ressorts
  • Ggfs. mit externen Dienstleistern für den Druck der Printmedien
  • Mit Journalisten der Lokalpresse

Budget, Hilfsmittel

  • Eigenes Budget, z.B. für die Erstellung, Pflege und Administration der verschiedenen Plattformen
  • Cloudspeicher für Vereinsarchiv
Oberwirt

Aufgaben

  • Erstellung (gemeinsam mit Vorstand und Fachvorstand) von Konzepten zur Entwicklung des Bewirtungsangebotes
  • Plant kleinere Veranstaltungen und steuert deren Ausführung (Feier zur Saisoneröffnung, Finaltag der Vereinsmeisterschaft, Mitgliederversammlungen, usw.)
  • Betrieb der Wirtschaft zusammen mit Wirte-Team und sonstigen Helfern
  • Beschaffung von Getränken, Lebensmitteln, Catering-Leistungen oder sonstigen für den Betrieb notwendigen Materialien
  • Sorgt für aufgeräumte Lagerräume
  • Lieferantenmanagement (z.B. Müllerbräu oder Knoll)

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Lieferanten der Vereinswirtschaft
  • Mit Helfern wie z.B. dem Wirteteam
  • Mit Sport- und Jugendwart zum Bewirtungsangebot bei Veranstaltungen
  • Mit Gebäudewart in Fragen der Instandhaltung der Vereinswirtschaft

Budget, Hilfsmittel

  • Eigenes Budget (z.B. für die Durchführung von Veranstaltungen)
  • Lagerräume

Sport Ressorts

Sportwart

Aufgaben

  • Aufstellung von geeigneten sportlichen Zielen des Vereins
  • Festlegung und Umsetzung von Angeboten an die Zielgruppe der Mannschaftsspieler
  • Führung des Trainerteams (inkl. Beschaffung von Trainern)
  • Organisation des Erwachsenentrainings
  • Meldung der Mannschaften und Spieler im BTV Portal
  • Beschaffung der Bälle für Medenrunde und Turniere
  • Planung und Durchführung von Vereinsmeisterschaften und anderen Turnieren
  • Unterstützung des Pressewarts bei der Erstellung von Content für Newsletter, Webseite und Presse

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Mit den Mannschaftsführern
  • Mit Jugendwart und Breitensportwart
  • Mit Helfern bei der Durchführung von sportlichen Angeboten wie Turnieren

Budget, Hilfsmittel

  • Eigenes Budget (z.B. für die Durchführung von Turnieren)
  • Turniersoftware (Tournify)
  • Sportgruppen-Management Software (Spond App)
  • BTV Portal, http://btv.liga.nu/
Breitensportwart

Aufgaben

  • Erstellung (gemeinsam mit Vorstand und Fachvorstand) von Konzepten zur Mitgliederfindung und -bindung
  • Empfang und Einführung von neuen Mitgliedern
  • Festlegung und Umsetzung von Angeboten an die Zielgruppe der Breitensportler (Nicht-Mannschaftsspieler)
  • Meldung der Hobbyrunden-Mannschaften
  • Beschaffung der Bälle für Hobbyrunde und Breitensportturniere
  • Planung und Durchführung von Breitensportturnieren
  • Unterstützung bei Pressearbeit und bei der Erstellung von Content für Newsletter, Webseite und Presse

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Mit dem Sportwart
  • Mit vielen Helfern bei der Durchführung von breitensportlichen Angeboten
  • Mit dem BTV

Budget, Hilfsmittel

  • Eigenes Budget (z.B. für die Durchführung von Turnieren)
  • Turniersoftware (Tournify)
  • Sportgruppen-Management Software (Spond App)
  • BTV Portal, http://btv.liga.nu/
JUGENDWART

Aufgaben

  • Aufstellen von geeigneten Zielen des Vereins in der Jugendarbeit
  • Festlegung und Umsetzung von Angeboten an die Zielgruppe der Kinder und Jugendliche
  • Organisation des Jugendtrainings
  • Organisation von Camps und Schnupperkursen
  • Meldung der Jugend-Mannschaften, Spieler und Ergebnisse im BTV Portal
  • Organisation der Abwicklung der Jugend-Medenrunde
  • Planung und Durchführung von Jugend-Clubmeisterschaften und -Turnieren
  • Kooperationen mit Grundschule und evtl. Kindergarten
  • Unterstützung bei Pressearbeit bei der Erstellung von Content für Newsletter und Webseite

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Mit dem Sportwart und den Trainern
  • Mit der Leitung der Grundschule
  • Mit dem BTV

Budget, Hilfsmittel

  • Eigenes Budget (z.B. für die Durchführung von Turnieren)
  • Turniersoftware (Tournify)
  • Sportgruppen-Management Software (Spond App)
  • BTV Portal, http://btv.liga.nu/

Spezial Ressorts

PLATZWART

Aufgaben

  • Schafft notwendige Geräte und Material an
  • Pflegt Geräte und Lagergebäude
  • Übernimmt die Frühjahrsüberholung und macht die Tennisplätze winterfest
  • Sorgt bei Hitze und Trockenheit für die Bewässerung
  • Entfernt Laub, Moos und Grünspan, säubert die Bänke etc.
  • Organisiert eventuelle Arbeitseinsätze der Vereinsmitglieder
  • Entscheidet über die Bespielbarkeit der Tennisplätze
  • Hält die Grünanlage des Tennisvereins in Ordnung: Rasenmähen, Sträucher schneidern usw.

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Mit Jugend-, Sport- und Breitensportwart zur Planung der sportlichen Aktivitäten und deren Anforderungen an die Anlage und Plätze

Budget, Hilfsmittel

  • Geräte, Werkzeuge, Lagerflächen
Gebäudewart

Aufgaben

  • Schafft notwendige Geräte und Material an (wie T-Papier, Reinigungsmittel, Seife, …)
  • Kümmert sich um Ausführung von Wartungs- und Reparaturarbeiten im und am Vereinsheims aus
  • Führt regelmäßige Kontrollen der Räumlichkeiten aus, auf Sauberkeit und Funktionsfähigkeit aller Geräte und Anlagen (Wasser, Strom, Gas, …)
  • Verbrauchszähler ablesen und Stände melden
  • Verwaltet die Gebäudeschlüssel für Mitglieder
  • Kümmert sich um Müllabfuhr
  • Steuerung der Reinigungskraft
  • Im Winter: Regelmäßige Kontrolle der Raumtemperaturen mit dem Ziel, Energiekosten zu minimieren aber gleichzeitig Frostschäden zu verhindern

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Mit Jugend-, Sport- und Breitensportwart zur Planung der sportlichen Aktivitäten und deren Anforderungen an das Gebäude
  • Mit Oberwirt in Fragen der Vereinsheim Instandhaltung
  • Mit der Reinigungskraft zur Planung und Ausführung von Reinigungsarbeiten

Budget, Hilfsmittel

  • Geräte, Lagerflächen
Digitales Marketing

Aufgaben

  • TBD

Zusammenarbeit

  • TBD

Budget, Hilfsmittel

  • WordPress
  • Instagram
Teamleiter Frautag und Christkindl-markt

Aufgaben

  • Plant das Event, und überwacht/steuert dessen Ausführung
  • Rekrutiert Helfer in Zusammenarbeit mit Vorstand
  • Erstellt und kommuniziert Personalplan
  • Budgetplanung und Überwachung (Einnahmen/Ausgaben)
  • Managt die Logistik für Aufbau und Abbau
  • Beschafft Getränke, Lebensmittel und sonstige Materialien
  • Managt Kooperation mit Gemeinde

Zusammenarbeit

  • Mit allen anderen Mitgliedern der Führungsmannschaft
  • Mit Lieferanten für Getränke und Lebensmittel
  • Mit Helfer-Team
  • Mit Gemeinde

Budget, Hilfsmittel

  • Nach Bedarf

6. Was sind die nächsten Schritte?

Sa. 16.11.2024 – Herbstversammlung

Präsentation der Strategie zur Modernisierung der Vereinsführung.

Fr. 10.01.2025 – Info Session für Interessierte

Vorstellung aller Ressorts und detaillierte Besprechung der Aufgaben.

Fr. 28.02.2025 – Ressortleiter nominiert

Bis zu diesem Zeitpunkt sollen für alle Ressorts die Leiter bzw. das Führungsduo nominiert sein.

Sa. 15.03.2025 – Neuwahl des Vorstands

In der Frühjahrsversammlung soll der neue Vorstand gewählt werden.

Fr. 11.04.2025 – Übergabe abgeschlossen

Die Übergabe der Ämter an die neuen Ressortleitungen soll mit Beginn der Osterferien abgeschlossen sein.